Software für Alltagsbegleitung und Betreuungsdienste
Alltagsbegleitung – modern, digital und zuverlässig organisiert
In der heutigen Zeit stehen Pflegeanbieter, Betreuungsdienste und Alltagsbegleiter:innen vor der Herausforderung, sowohl die Bedürfnisse der zu betreuenden Menschen zu erfüllen als auch den steigenden Anforderungen an Bürokratie, Dokumentation und Nachweispflichten gerecht zu werden. Genau an dieser Stelle setzt Alltagsbegleitung.software an – eine umfassende digitale Lösung, die speziell für die strukturierte Planung, Durchführung und Dokumentation von Leistungen im Bereich der Alltagsbegleitung entwickelt wurde.
Was ist Alltagsbegleitung und warum ist sie so wichtig?
Die Alltagsbegleitung richtet sich an pflegebedürftige Menschen, insbesondere mit einem Pflegegrad, die Unterstützung in ihrem täglichen Leben benötigen. Dazu gehören Tätigkeiten wie das Einkaufen, die Begleitung zu Arztterminen, Hilfe im Haushalt, gemeinsame Spaziergänge oder das bloße „Dasein“ als Gesprächspartner:in.
Für viele ältere oder kranke Menschen ist die Alltagsbegleitung mehr als nur praktische Hilfe – sie ist ein zentraler Bestandteil ihrer Lebensqualität. Sie bedeutet Teilhabe, Struktur und soziale Verbindung. Alltagsbegleiter:innen sorgen dafür, dass diese Menschen möglichst lange selbstbestimmt und im eigenen Zuhause leben können. Doch damit diese wertvolle Arbeit auch wirtschaftlich und rechtlich korrekt durchgeführt werden kann, braucht es eine fundierte digitale Unterstützung.
Für wen ist unsere Softwarelösung geeignet?
Unsere Software richtet sich an:
Anbieter von Alltagsbegleitung im Rahmen nach §45b SGB XI (Entlastungsleistungen)
Pflegedienste, die Alltagsbegleitung mit im Portfolio haben oder anbieten möchten
Selbstständige Betreuungskräfte, die sich digital und effizient organisieren wollen
Institutionen wie Sozialstationen oder Betreuungsdienste, die viele Mitarbeitende koordinieren müssen
Ob kleines Betreuungsunternehmen oder größerer Pflegedienst – unsere Lösung ist skalierbar und passt sich Ihrem Arbeitsalltag flexibel an.
Wofür genau benötige ich Alltagsbegleitung.software?
Unsere Software deckt alle Bereiche ab, die in der täglichen Arbeit rund um Alltagsbegleitung anfallen – strukturiert, intuitiv und nach Vorgaben des Anwenders. Im Detail bedeutet das:
1. Digitale Leistungsplanung
Planen Sie Alltagsbegleitungen direkt im Kalender. Sie können zwischen Einzelterminen oder wiederkehrenden Einsätzen wählen, die sowohl dem Kundenwunsch als auch den Ressourcen des Teams gerecht werden. Durch die integrierte Tourenplanung lassen sich Fahrtzeiten optimieren, Wunschzeiten der Kunden berücksichtigen und Mitarbeiter*innen gleichmäßig entlasten.
2. Verträge digital verwalten
Verträge mit Kunden können direkt in der Software erstellt, angepasst und digital unterzeichnet werden. Schluss mit Papierkram – alle Dokumente sind gespeichert und jederzeit abrufbar. Neue Kunden können so einfach und schnell aufgenommen werden, ohne dass Formulare manuell ausgedruckt und unterschrieben werden müssen.
Darüber hinaus lassen sich weitere vertragsnahe Dokumente zentral digital verwalten, darunter:
- Verträge und Vertragsänderungen
- Abfragen und Dokumentationen des verfügbaren Budgets
- Abtretungserklärungen gegenüber Kostenträgern
- Übergabe- und Übergangsprotokolle (z. B. bei Leistungsbeginn)
3. Leistungsnachweise digital mit Unterschrift
Einer der wichtigsten Aspekte in der Alltagsbegleitung ist der Nachweis der erbrachten Leistungen – insbesondere, wenn diese über Pflegekassen abgerechnet werden sollen. Unsere Software ermöglicht:
Erstellung digitaler Leistungsnachweise (nach §45b Entlastungsbetrag, § 45a Umwandlung, Verhinderungspflege §39 SGB XI, sowie § 38 Haushaltshilfe SGB V)
Tagesaktuelle oder rückwirkende Dokumentation
Kund:innen unterschreiben direkt auf dem Tablet oder Smartphone
Automatische Erinnerungen an fehlende Unterschriften oder offene Leistungen
PDF-Generierung der Nachweise zur Abrechnung oder Archivierung
Vergessenes wird deutlich unwahrscheinlicher – das System protokolliert Vorgänge nach gängigen technischen Standards.
4. Abrechnung & Budgetverwaltung
Sie behalten immer im Blick, wie viel Budget ein Kunde im Rahmen des §45b oder anderer Leistungen zur Verfügung hat – inklusive Umwandlungen gemäß §45a. Rechnungen können direkt im System erstellt werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, externe Buchhaltungslösungen (z. B. Lexoffice**) anzubinden. Zusätzlich kann eine Übermittlung von Abrechnungen über das integrierte DTA-Verfahren* mithilfe angebundener Abrechnungspartner an die Pflegekassen erfolgen (sofern technisch verfügbar, rechtlich zulässig und individuell vereinbart). Die Alltagsbegleitung Software prüft automatisch Budgetüberschreitungen bei Leistungen nach §45b SGB XI und warnt bei erkannten Budgetüberschreitungen und kann dazu beitragen, typische Abrechnungsfehler zu reduzieren.
Hinweise: Akzeptanz von Übermittlungswegen kann je Kostenträger variieren. Funktionsumfang und Verfügbarkeit können je nach Konfiguration abweichen.
Weitere Vorteile auf einen Blick
Rechteverwaltung: Sie bestimmen, wer im Team welche Informationen sehen oder bearbeiten darf – vom Azubi bis zur Teamleitung.
Digitale Kommunikation: Versenden Sie Einsatzpläne, Nachweise oder Verträge direkt per E-Mail, Fax oder Brief – mit GoGreen‑Integration der Deutschen Post.
Schnittstellen & Exportfunktionen: Ob DATEV‑Export für den Steuerberater oder CSV‑Listen für interne Auswertungen – alles ist vorbereitet.
Sicherheit & Datenschutz: Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO, Transportverschlüsselung (TLS) sowie Hosting in deutschen Rechenzentren; konkrete technische und organisatorische Maßnahmen richten sich nach der jeweiligen Konfiguration.
Design & Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche lässt sich nach Ihrem Corporate Design anpassen, inklusive Logo, Farben und Vorlagen.
Warum digital?
Die manuelle Dokumentation mit Papierlisten, handschriftlichen Unterschriften und Excel-Tabellen ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet wertvolle Zeit. Zeit, die viel besser bei den Menschen verbracht werden kann, die unsere Unterstützung brauchen. Mit Alltagsbegleitung.software holen Sie sich ein Werkzeug an die Seite, das Sie bei der Planung, Dokumentation und Abrechnung Ihrer Leistungen unterstützt.
Statt sich durch Ordner zu wühlen, sehen Sie mit einem Klick:
Wer wann welchen Kunden begleitet hat
Ob die Unterschrift vorliegt
Wie viel Budget der Kunde noch hat
Welche Verträge und Dokumente aktuell gelten
* Hinweis: Für die DTA-Übermittlung ist ein Vertrag mit einer angebundenen Abrechnungsstelle/Partner erforderlich. Die Konditionen des Partners gelten separat.
** Lexoffice ist ein Angebot eines Drittanbieters. Nutzung und Vertragsabschluss erfolgen unabhängig. Die Nennung erfolgt beispielhaft und ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Haftung für Inhalte, Funktionen oder Verfügbarkeit externer Anbieter ist ausgeschlossen.