Digitale Pflegeberatung nach §37 SGB XI – einfach, sicher & effizient

Komplettlösung für §37 SGB XI Beratungseinsätze & Pflegeschulungen § 45 SGB XI

Die Pflegeberatung ist ein zentrales Element in der pflegerischen Versorgung. Sie dient nicht nur der Qualitätssicherung, sondern vor allem dem Wohl der pflegebedürftigen Menschen und ihrer Angehörigen. Wer Pflegeleistungen in Anspruch nimmt, soll sich darauf verlassen können, dass er nicht nur versorgt, sondern auch informiert und individuell beraten wird – kompetent, empathisch und transparent.

Damit diese wichtigen Beratungseinsätze nicht im Stress des Alltags untergehen und gleichzeitig entsprechend den hinterlegten Vorgaben dokumentiert werden können, bietet unsere Softwarelösung eine vollständig digitale Unterstützung, die speziell auf die Pflegeberatung zugeschnitten ist.

Digitale Durchführung der Beratungseinsätze nach § 37 SGB XI

Mit unserer Software können Sie Beratungseinsätze vollständig digital durchführen – von der Terminvereinbarung über die Durchführung bis zur Unterschrift und Abrechnung. Alles ist in wenigen Klicks erledigt.

Vorteile der digitalen Durchführung:

• Digitale Terminplanung: Vereinbaren Sie Beratungseinsätze direkt im Kalender, automatisiert nach Pflegegrad.

• Automatische Erinnerungen: Das System erinnert Sie rechtzeitig, wenn ein Einsatz wieder ansteht.

• Digitale Dokumentation: Alle Daten werden während des Gesprächs digital erfasst – strukturiert, übersichtlich und nachvollziehbar.

• Unterschrift auf dem Tablet oder Smartphone: Die Beratung wird direkt vor Ort oder per Videocall unterschrieben.

• PDF-Export: Das Formular wird in gängigen, von Kostenträgern geforderten Formaten generiert, mit Unterschrift gespeichert und ist technisch für die Abrechnung vorbereitet oder zur Weitergabe an die Pflegekasse.

• Archivierung: Alle Beratungsdokumente sind digital archiviert und jederzeit abrufbar.

Für wen ist unsere Pflegeberatungs-Software gedacht?

Unsere Lösung richtet sich an:

• Pflegeberater:innen nach § 7a SGB XI

• Pflegefachkräfte, die nach § 37 Abs. 3 SGB XI Beratungseinsätze durchführen dürfen

• Ambulante Pflegedienste, die ihren Kunden die gesetzlich vorgeschriebene Pflegeberatung bieten

• Anbieter von Pflegeberatung, auch im Auftrag von Pflegekassen

Empfehlung durch Pflegefachkraft nach § 40 SGB XI, Notwendigkeitsbescheinigungen

Ein besonderer Bestandteil der Beratung ist die Empfehlung durch eine Pflegefachkraft zur Versorgung mit Hilfsmitteln oder wohnumfeldverbessernden Maßnahmen nach § 40 SGB XI.

Diese Empfehlung ist für viele Anträge bei der Pflegekasse unerlässlich – z. B. wenn es um die Anschaffung eines Pflegebetts, eines Hausnotrufs, Rollators oder um Umbauten im Badezimmer geht. Unsere Software ermöglicht:

• Digitale Erstellung der Empfehlung auf Basis strukturierter Formulare

• Hinterlegung der Begründung durch die Pflegefachkraft

• Digitale Signatur und PDF-Erstellung

• Technische Weiterleitungsmöglichkeit an Kasse, Klient oder Angehörige

• Verknüpfung mit der Patientenakte

So entsteht eine Schnittstelle zwischen Beratung, Umsetzung und Versorgungssicherheit.

Die Notwendigkeitsbescheinigung beschreibt die pflegerische Ausgangssituation, die bestehenden Einschränkungen sowie den begründeten Zusammenhang zwischen Maßnahme und pflegerischem Nutzen. Sie stellt keine Genehmigung dar, sondern dient als fachliche Empfehlung und Entscheidungsgrundlage für die weitere Prüfung durch die Pflegekasse. Mit unserer Software kann diese Notwendigkeitsbescheinigung strukturiert, digital und nachvollziehbar erfasst, dokumentiert und als PDF bereitgestellt werden. So wird eine einheitliche, übersichtliche Darstellung ermöglicht und der administrative Aufwand für Pflegefachkräfte, Pflegebedürftige und Angehörige reduziert sich möglicherweise.

Erweiterte Funktionen für Pflegeberater:innen

Unsere Pflegeberatungs-Software bietet zusätzlich eine Reihe von Funktionen, die den Arbeitsalltag von Pflegeberater:innen nachhaltig vereinfachen.

• Beratungsprotokolle individuell anpassbar: Ergänzen Sie Ihre eigenen Module, Fragen oder Checkboxen.

• Erinnerungsfunktion für Folgeberatungen: Gesetzlich vorgeschriebene Intervalle werden automatisch erkannt.

• Ergänzende Beratungsangebote: Etwa zu Leistungen der häuslichen Pflege, Entlastungsleistungen nach § 45b, Verhinderungspflege, Pflegekursen für Angehörige etc.

• Dokumentenanhang: Sie können Dateien, Fotos oder Scans zur Beratung hinzufügen (z. B. Fotos von Barrieren im Wohnumfeld).

• Schnittstellen zu Pflegekassen & Abrechnungsstellen: Export der Daten für die Weiterleitung an zuständige Stellen.

Der digitale Beratungsprozess – ein typischer Ablauf

1. Terminvereinbarung

   • Automatisch oder manuell

   • Klient erhält Erinnerung per E-Mail oder SMS

2. Durchführung der Beratung

   • Strukturierte Eingabemasken

   • Checklisten, Themenvorgaben je Pflegegrad

   • Anpassbar auf individuelle Situationen

3. Digitale Signatur

   • Auf dem Gerät direkt oder per Fernsignatur (für Videoberatung)

4. Formularerstellung

   • Vollständig ausgefülltes § 37‑Formular im PDF-Format

   • Empfehlung nach § 40 optional anfügbar

5. Versand

   • Per E-Mail, Fax oder GoGreen-Brief an die Kasse (sofern zulässig), an Klient:innen oder ins interne Archiv

6. Erinnerung an nächsten Termin

   • Automatisch, gemäß gesetzlichen Fristen

Datenschutz Sicherheit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß DSGVO und Hosting in deutschen Rechenzentren, die nach ISO-27001 zertifiziert sind. Details erläutern wir in unserer Datenschutzerklärung:

• Transportverschlüsselung (TLS) und Verschlüsselung ruhender Daten

• Hosting in deutschen Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung

• Zugriffsrechte individuell steuerbar

• Protokollierung von Änderungen und Einsichtnahmen

Händisch, jetzt digital

Die Beratung nach § 37 SGB XI wurde in vielen Einrichtungen lange Zeit händisch durchgeführt, mit Papierformularen, manuellen Erinnerungslisten und aufwändiger Nachbearbeitung. Das führt nicht nur zu Fehlern, sondern kostet auch wertvolle Zeit.

Unsere Lösung ersetzt all das durch einen digitalen Workflow, der unterstützt, effizient und benutzerfreundlich ist. Sie gewinnen Zeit, sparen Papier, reduzieren den Verwaltungsaufwand und bieten gleichzeitig mehr Transparenz für alle Beteiligten.

Pflegeberatung ist ein zentraler Bestandteil einer menschenzentrierten Pflege. Ob verpflichtende Beratungseinsätze, freiwillige Unterstützungsangebote oder Empfehlungen für Hilfsmittel – mit unserer Software erledigen Sie das alles digital, ausgelegt auf Dokumentationen (abhängig von Vorgaben der Kostenträger/Länder). Akzeptanz kann je Kostenträger variieren, sowie zeitsparend.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis durch digitale Prozesse

• Unterstützt die Einhaltung der Intervalle mittels automatische Erinnerungen & Prüfungen

• Komfort für Klienten durch digitale Signaturen

• Professioneller Auftritt durch saubere, standardisierte Formulare

• Schnelle Kommunikation mit Kassen und Angehörigen

• Vollständige Dokumentation & Nachvollziehbarkeit

Pflegeberatung muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Software wird sie zu einem echten Mehrwert – für Pflegebedürftige, Angehörige und die Pflegedienste selbst.